L'utilizzo di POP3 e IMAP aveva reso la posta elettronica presso una sede aziendale quasi ingestibile. Il passaggio al Cloud Microsoft365 ha reso ottimale l'utilizzo del servizio, adeguato la sicurezza ai nuovi standard GDPR e ridotto concretamente costi e criticità.

La sede di un’importante casa di produzione di film e serie TV di successo, al momento del nostro ingresso come loro partner tecnologico nel 2018, dispone di più di 50 terminali e circa 60 caselle di posta elettronica - POP3, IMAP - usate mediante svariati client di posta, visualizzate su diversi dispositivi - PC Windows, computer Mac, smartphone Android e iPhone.

Col tempo, questa configurazione "tradizionale" ha trasformato un'attività vitale per i professionisti dell'azienda in una perdita di tempo e risorse, in quanto si riscontravano:

• difficoltà nel mantenere aggiornate le applicazioni, con conseguenti rischi di sicurezza;
• continui "Over Quota" nelle caselle, a causa della disponibilità di soli 2Gb di spazio sul server, costringendo gli utenti a svuotare e archiviare la posta più vecchia sui propri PC;
• problemi nell'invio delle email, che risultavano sempre più spesso "perse" senza raggiungere il destinatario.

Per risolvere ogni problematica e portare tutto l'ufficio a livelli di aggiornamento e sicurezza ottimali, abbiamo realizzato un progetto basato sui servizi Cloud di Microsoft365, con i seguenti risultati:

• uniformità nella configurazione e nei programmi usati per gestire la posta, con una sincronizzazione continua e indipendente dal dispositivo e dal sistema operativo utilizzato;
• 50Gb di spazio per ciascuna casella di posta, al posto dei 2Gb precedenti, adeguato all’elevato numero di email scambiate in un ufficio;
• affidabilità e sicurezza grazie al monitoraggio continuo del servizio di posta, e la certezza di non "perdere" più alcuna email in arrivo o inviata, perché catalogata come SPAM dal server destinatario.

Il passaggio della posta aziendale su Office 365 di Microsoft ha portato con sé ulteriori vantaggi:

• La possibilità di caricare in Cloud tutta la posta degli anni passati, escludendo così il rischio di perdita di dati in caso di rottura del computer che li ospitava.
• Un unico software, Outlook, per la gestione della cassetta postale e l’elevata affidabilità dei server Microsoft, che vantano tempi di operatività superiori al 99,9%
• La possibilità di avere sempre su tutti i computer l’ultima versione disponibile dei software inclusi nel pacchetto Microsoft Office.